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Dienstreisen

Dienstreisen absetzen, aber wirklich vorteilhaft!

Trotz des modernen Internets und seinem schnellen Datenverkehr bilden Dienstreisen weiterhin einen beträchtliche Bestandteil der Arbeit. Zu dem Umstand, dass persönlicher Kontakt einfach nicht zu ersetzen ist, trägt auch das Finanzamt bei.

Eine Dienstreise im Fiskus-Auge

Eine Reise muss bei beispielsweise Freiberuflern den gewöhnlichen Arbeitsinhalten und bei Angestellten den Interessen des Arbeitgebers entsprechen. Dazu gehören meistens Montagearbeiten, Kundenbesuche, Messe- und Ausstellungsbesuche oder Teilnahmen an Kongressen und oder Tagungen. Die Zwecke variieren von Studienfahrten und Expeditionen bis hin zu Klassenfahrten und Ausflügen im Falle von Lehrern oder Pädagogen. Die Ausgaben dürfen in der Steuererklärung als Werbungskosten angeführt werden. Zur steuerlichen Belastung zählen Reisenebenkosten, Verpflegungsmehraufwendungen oder, sofern kein Dienstwagen verwendet wurde, Übernachtungs- und Fahrtkosten. Sollte der Arbeitgeber einen Gehaltsaufschlag für die Reisetage (bei Monteuren die „Auslöse“) gewähren, der Reisenebenkosten und Verpflegungsmehraufwand abdeckt, darf die Dienstreise nicht in der Liste der Werbungskosten vorkommen so das Dresdner Reisezentrum – Lufthansa City Center. Vereinfach gesagt, alles was der Arbeitgeber indirekt oder nicht direkt bezahlt, kann im beruflichen Interesse als Werbungskosten aufkommen.

Beruflich mit dem Privatwagen unterwegs

Personen, die Dienstfahrten mit dem Privatfahrzeug bestreiten, fallen in einen viel diskutierten Bereich, da hier pauschal nur zwei Möglichkeiten bestehen, die persönliche Steuerlastung zu senken. Der individuelle Kilometer-Kostensatz und die Kilometer- oder Dienstreisepauschale, nicht zu verwechseln mit der Pendlerpauschale.

Der Fiskus veranschlagt bei der Dienstreisepauschale bei einem privaten Pkw pro Kilometer 30 Eurocent, bei Krafträdern, wie z.B. Motorrädern oder Mopeds werden nur 20 Eurocent vom Steueraufkommen rückerstattet. Die Dienstreisepauschale, nicht verfügbar für Fahrradfahrer, erlaubt anders als die Pendlerpauschale, dass jeder gefahrene Kilometer gilt.

Der individuelle Kilometer-Kostensatz lohnt sich gerade bei Privatfahrzeugen, die sowohl im Unterhalt als auch in der Anschaffung mehr kosten, ist jedoch bezogen auf die Geltendmachung der Kosten weitaus komplexer. Es empfiehlt sich, ein Fahrtenbuch zu führen, da dies das Finanzamt im Regelfall erwartet. Im Fahrtenbuch sollte eine Listung aller das Fahrzeug betreffender Kostenarten sein, wie z.B.:

•Benzinkosten der Dienstreisen
•Reparatur und Instandhaltung
•Parkplatz- oder Garagenmiete
•Versicherungen
•Kfz-Steuer
•Absetzung für Abnutzung

Um einen individuellen Kostensatz zu seinen Kilometern in der Steuererklärung anzugeben, bei dem alle Kosten belegbar sind, gilt es, die Summe aus den gesamten Kosten durch die gefahrenen Kilometer des Jahres zu teilen. Beispiel: Die Gesamtkosten von 12.000 Euro durch 40.000 Kilometer im Jahr geteilt, sind 0,3 (30 Eurocent). Dieses Ergebnis multipliziert man nun mit den gefahrenen Kilometern der Dienstreisen. Also 0,3 Eurocent x 25.000 gefahrene Kilometer = 7500. Also ist 7500 Euro der Betrag, den man in der Steuererklärung angibt.

Steuererleichterungen bei Dienstreisen

Nach Betrachtungsweise des Finanzamtes ist eine Dienstreise erst nach 8 Stunden eine Dienstreise, unabhängig der gefahrenen Dienstkilometer. Ab diesem Zeitraum dürfen für Essen und Trinken pauschal 12 Euro abgesetzt werden. Bei einer mehrtägigen Dienstreise dürfen laut des Dresdner Reisezentrums City Center Business Travel von Lufthansa, selbst wenn Hin- und Rückreise keine 8 Stunden dauern, je 12 Euro abgerechnt werden.

Seit 2014 gilt für Arbeitnehmer, die die ersten 48 Monate im Beruf sind, die unbegrenzte Absetzung der Übernachtungskosten als Teil der Werbungskosten, danach gilt ein Maximum von 1000 Euro pro Monat. Freiberufliche und Selbständige müssen selbst ihre Übernachtungskosten belegen. Der Fiskus erlaubt Arbeitnehmern, die sich dienstlich viel im Ausland aufhalten, ihren Mitarbeitern Pauschalbeträge, die steuerfrei sind und von 20 bis 300 Euro je Aufenthaltslänge variieren, abhängig vom Ort des Einsatzes auszuzahlen.

Parkgebühren, Straßenmaut, Eintrittskarten für Bus und Bahn, Reisegepäckversicherungen oder Schadensersatz von einem eventuellen Verkehrsunfall dürfen in der Steuererklärung mit angegeben werden, ebenfalls dienstliche Telefonkosten. Nach mehr als einer Woche Dienstreise dürfen Kosten eines Privatgespräches mit Zuhause angegeben werden, sofern dieses nur 15 Minuten dauert.

Verknüpfung von Urlaub und Dienstreise

Seit der Bundesfinanzhof entschieden hat, dass anteilige dienstliche Reisekosten bei einer Untergrenze von etwa 10% absetzbar sind, kann bei einer beispielsweise zehntägigen Reise, bei der ein Tag beruflich genutzt wurde, dieser als Werbungskosten angeführt werden. Das vollstände Einberechnen eines weiteren Urlaubstages erlaubt der Fiskus umgekehrt wiederum bei einer neuntägigen Dienstreise.

Bei Berufsgruppen wie Freiberuflern und Selbständigen ist es ganz normal, dass Dienst- und Privatreisen oft ineinander übergehen, daher ist der Effekt für sie aus steuerlicher Sicht höher als bei den Arbeitnehmern, da der Arbeitgeber meistens so oder so Dienstreisen für Messebesuche oder Fortbildungskurse bezahlt.

Was ist also die beste Möglichkeit, um steuerliche Vorteile aus Reisen, die verknüpft sind, zu ziehen? Die sorgfältige Aufbewahrung und eindeutige Zuordnung aller Tickets, Rechnungen und Belege. Es empfiehlt sich gleich nach Erhalt des Tickets oder Belegs, auf der Rückseite den jeweiligen Anlass, im Dienst oder privat, zu notieren. Dies erleichtert das Ausfüllen der Steuererklärung deutlich. Dadurch fallen außerdem nicht nur Nachzahlungen geringer aus, es gibt auch schneller Geld vom Staat zurück.

Vom Zahnarzt durch mein Viertel – Die schönsten Ecken in Spandau

Spandau – meine Liebe
Es ist noch gar nicht so lange her, dass ich meinen jährlichen Zahnarzttermin wahrnehmen musste. Diesmal war es leider etwas anders als sonst, da ich starke Schmerzen hatte. Mein Backenzahn plagt mich bereits seit Wochen, aber die Angst vor dem Zahnarzt war bisher noch größer als die Schmerzen. Nun war Schluss und der Zahn musste raus. Die Behandlung zog sich hin und trotz Betäubung verspürte ich noch ziemlich Schmerzen. Um mich ein wenig abzulenken, nahm ich die Bahn und besuchte meine kleine Welt, in der ich mich immer wieder wohl fühle. Hier kann ich einfach nur sitzen und die Menschen um mich herum beobachten, oder auch nette Leute treffen. Wo ich hingefahren bin? Natürlich nach Spandau. Spandau liegt etwa 20 Minuten entfernt von meinem Zahnarzt und ist auch mit der Bahn einfach zu erreichen. Da viele Spandau überhaupt nicht kennen, möchte ich Euch die schönsten Plätze einmal vorstellen.

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Eigentlich ist Spandau eine eigene Stadt in sich. Sie ist nicht nur älter als Berlin selbst, sondern wird auch noch durch die Havel von der Hauptstadt getrennt. Offiziell gehört Spandau erst seit 1920 zu Berlin. Mein erster Weg führt normalerweise immer in das Salt&Pepper. In diesem Restaurant fühle ich mich einfach wohl. Neben der gemütlichen Atmosphäre gibt es zudem ein wunderbares Essen. Fernab vom Trubel trinke ich mir heute also nur in Wasser.

Weiter gehts in die historische Altstadt. Die 1594 fertig gestellte Festung ist noch super erhalten und im Sommer finden hier regelmäßig Konzerte statt. Ein Ort der zum ausruhen und chillen einfach einlädt. Natürlich hat man auch hier wieder die Gelegenheit lecker zu essen. Allerdings empfiehlt es sich vorher zu reservieren, denn das Lokal ist mehr als beliebt. Hat man einen Platz ergattert, wird man aber auch mit einem köstlichen Essen belohnt. Aber hier geht es nicht nur ums Essen. Nebenbei läuft immer ein Unterhaltungsprogramm und die Bänkelsänger, Gaukler oder Hexen unterhalten einen bei seinem Diner. Ist das Wetter schön, kann man sich auch gemütlich in den Biergarten setzen und ein Kühles in der Sonne genießen. Die Einrichtung der Schänke ist wirklich urig und eigentlich will man gar nicht mehr weg. Da mein nicht vorhandener Zahn aber immer noch plagt, ziehe ich weiter ins Fort Hahneberg. 1988 wurde der letzte Festungsbau Deutschlands fertig gestellt und diente zum Schutz nach dem Deutsch-Französischen-Krieg. Das Fort wird heute oft als Kulisse für die verschiedensten Filme genutzt und ist einfach beeindruckend.

Nach einem ausgiebigen Spaziergang mache ich mich zurück auf den Weg in die Altstadt und spüre meinen Zahn, bzw. die offene Lücke, schon fast nicht mehr. Auf meinem Weg zurück gehe ich aber noch einmal in den Stabholzgarten, der sich hinter dem Rathaus befindet. Am Rande der Altstadt findet man hier eine wunderschöne Uferpromenade mit vielen Sitzgelegenheiten. Aber auch hier gibt es genug zu sehen. Hier findet man noch Reste einer alten Wehranlage, die mich wieder daran erinnert, dass Spandau früher eine Festungsstadt war. Und wem der Trubel der Innenstadt einmal zuviel wird, der spaziert einfach am Lindenufer vorbei oder steigt in eines der vielen Fahrgastschiffe, die einen nach Berlin oder ins nahe Umland fahren.

Leider wird es langsam schon dunkel, so dass ich mich nun wirklich auf den Heimweg machen sollte. Meinen Zahn spüre ich kaum noch. Mit der richtigen Ablenkung benötigt man keine Medikamente. Natürlich gibt es noch unzählige weitere Sehenswürdigkeiten, die ich schon 100-mal besucht habe und es auch immer wieder machen werde. Hierzu zählt zum Beispiel das älteste Bürgerhaus Berlins. Dies findet man mitten in der Altstadt und es stammt aus dem 15. Jahrhundert. Wenn man schon mal in Spandau ist, sollte man aber auch unbedingt die St.-Nikolai-Kirche besuchen. Auch diese stammt aus dem 15. Jahrhundert und ist das Wahrzeichen der Stadt. Hier finden neben Gottesdiensten auch immer wieder Orgelkonzerte statt oder auch die Abendmusiken bei Kerzenschein auf dem Reformationsplatz.

Dies und vieles mehr werde ich wohl auf meinen nächsten Touren durch Spandau wieder einmal besuchen. Gelegenheiten gibt es immer genug und besser kann ich einfach nicht entspannen. Wer tiefer in die Geschichte eintauchen möchte, der nimmt am besten an einer der zahlreichen Führungen teil. Dies ist der einfachste Weg, um etwas mehr über die Geschichte Spandaus zu erfahren.

Übrigens: Spandau kann man mit ruhigem Gewissen auch dann besuchen, wenn man keine Zahnschmerzen hat. Eine Reise nach Spandau lohnt immer.