Dienstreisen

Dienstreisen absetzen, aber wirklich vorteilhaft!

Trotz des modernen Internets und seinem schnellen Datenverkehr bilden Dienstreisen weiterhin einen beträchtliche Bestandteil der Arbeit. Zu dem Umstand, dass persönlicher Kontakt einfach nicht zu ersetzen ist, trägt auch das Finanzamt bei.

Eine Dienstreise im Fiskus-Auge

Eine Reise muss bei beispielsweise Freiberuflern den gewöhnlichen Arbeitsinhalten und bei Angestellten den Interessen des Arbeitgebers entsprechen. Dazu gehören meistens Montagearbeiten, Kundenbesuche, Messe- und Ausstellungsbesuche oder Teilnahmen an Kongressen und oder Tagungen. Die Zwecke variieren von Studienfahrten und Expeditionen bis hin zu Klassenfahrten und Ausflügen im Falle von Lehrern oder Pädagogen. Die Ausgaben dürfen in der Steuererklärung als Werbungskosten angeführt werden. Zur steuerlichen Belastung zählen Reisenebenkosten, Verpflegungsmehraufwendungen oder, sofern kein Dienstwagen verwendet wurde, Übernachtungs- und Fahrtkosten. Sollte der Arbeitgeber einen Gehaltsaufschlag für die Reisetage (bei Monteuren die „Auslöse“) gewähren, der Reisenebenkosten und Verpflegungsmehraufwand abdeckt, darf die Dienstreise nicht in der Liste der Werbungskosten vorkommen so das Dresdner Reisezentrum – Lufthansa City Center. Vereinfach gesagt, alles was der Arbeitgeber indirekt oder nicht direkt bezahlt, kann im beruflichen Interesse als Werbungskosten aufkommen.

Beruflich mit dem Privatwagen unterwegs

Personen, die Dienstfahrten mit dem Privatfahrzeug bestreiten, fallen in einen viel diskutierten Bereich, da hier pauschal nur zwei Möglichkeiten bestehen, die persönliche Steuerlastung zu senken. Der individuelle Kilometer-Kostensatz und die Kilometer- oder Dienstreisepauschale, nicht zu verwechseln mit der Pendlerpauschale.

Der Fiskus veranschlagt bei der Dienstreisepauschale bei einem privaten Pkw pro Kilometer 30 Eurocent, bei Krafträdern, wie z.B. Motorrädern oder Mopeds werden nur 20 Eurocent vom Steueraufkommen rückerstattet. Die Dienstreisepauschale, nicht verfügbar für Fahrradfahrer, erlaubt anders als die Pendlerpauschale, dass jeder gefahrene Kilometer gilt.

Der individuelle Kilometer-Kostensatz lohnt sich gerade bei Privatfahrzeugen, die sowohl im Unterhalt als auch in der Anschaffung mehr kosten, ist jedoch bezogen auf die Geltendmachung der Kosten weitaus komplexer. Es empfiehlt sich, ein Fahrtenbuch zu führen, da dies das Finanzamt im Regelfall erwartet. Im Fahrtenbuch sollte eine Listung aller das Fahrzeug betreffender Kostenarten sein, wie z.B.:

•Benzinkosten der Dienstreisen
•Reparatur und Instandhaltung
•Parkplatz- oder Garagenmiete
•Versicherungen
•Kfz-Steuer
•Absetzung für Abnutzung

Um einen individuellen Kostensatz zu seinen Kilometern in der Steuererklärung anzugeben, bei dem alle Kosten belegbar sind, gilt es, die Summe aus den gesamten Kosten durch die gefahrenen Kilometer des Jahres zu teilen. Beispiel: Die Gesamtkosten von 12.000 Euro durch 40.000 Kilometer im Jahr geteilt, sind 0,3 (30 Eurocent). Dieses Ergebnis multipliziert man nun mit den gefahrenen Kilometern der Dienstreisen. Also 0,3 Eurocent x 25.000 gefahrene Kilometer = 7500. Also ist 7500 Euro der Betrag, den man in der Steuererklärung angibt.

Steuererleichterungen bei Dienstreisen

Nach Betrachtungsweise des Finanzamtes ist eine Dienstreise erst nach 8 Stunden eine Dienstreise, unabhängig der gefahrenen Dienstkilometer. Ab diesem Zeitraum dürfen für Essen und Trinken pauschal 12 Euro abgesetzt werden. Bei einer mehrtägigen Dienstreise dürfen laut des Dresdner Reisezentrums City Center Business Travel von Lufthansa, selbst wenn Hin- und Rückreise keine 8 Stunden dauern, je 12 Euro abgerechnt werden.

Seit 2014 gilt für Arbeitnehmer, die die ersten 48 Monate im Beruf sind, die unbegrenzte Absetzung der Übernachtungskosten als Teil der Werbungskosten, danach gilt ein Maximum von 1000 Euro pro Monat. Freiberufliche und Selbständige müssen selbst ihre Übernachtungskosten belegen. Der Fiskus erlaubt Arbeitnehmern, die sich dienstlich viel im Ausland aufhalten, ihren Mitarbeitern Pauschalbeträge, die steuerfrei sind und von 20 bis 300 Euro je Aufenthaltslänge variieren, abhängig vom Ort des Einsatzes auszuzahlen.

Parkgebühren, Straßenmaut, Eintrittskarten für Bus und Bahn, Reisegepäckversicherungen oder Schadensersatz von einem eventuellen Verkehrsunfall dürfen in der Steuererklärung mit angegeben werden, ebenfalls dienstliche Telefonkosten. Nach mehr als einer Woche Dienstreise dürfen Kosten eines Privatgespräches mit Zuhause angegeben werden, sofern dieses nur 15 Minuten dauert.

Verknüpfung von Urlaub und Dienstreise

Seit der Bundesfinanzhof entschieden hat, dass anteilige dienstliche Reisekosten bei einer Untergrenze von etwa 10% absetzbar sind, kann bei einer beispielsweise zehntägigen Reise, bei der ein Tag beruflich genutzt wurde, dieser als Werbungskosten angeführt werden. Das vollstände Einberechnen eines weiteren Urlaubstages erlaubt der Fiskus umgekehrt wiederum bei einer neuntägigen Dienstreise.

Bei Berufsgruppen wie Freiberuflern und Selbständigen ist es ganz normal, dass Dienst- und Privatreisen oft ineinander übergehen, daher ist der Effekt für sie aus steuerlicher Sicht höher als bei den Arbeitnehmern, da der Arbeitgeber meistens so oder so Dienstreisen für Messebesuche oder Fortbildungskurse bezahlt.

Was ist also die beste Möglichkeit, um steuerliche Vorteile aus Reisen, die verknüpft sind, zu ziehen? Die sorgfältige Aufbewahrung und eindeutige Zuordnung aller Tickets, Rechnungen und Belege. Es empfiehlt sich gleich nach Erhalt des Tickets oder Belegs, auf der Rückseite den jeweiligen Anlass, im Dienst oder privat, zu notieren. Dies erleichtert das Ausfüllen der Steuererklärung deutlich. Dadurch fallen außerdem nicht nur Nachzahlungen geringer aus, es gibt auch schneller Geld vom Staat zurück.

Ein Gedanke zu „Dienstreisen absetzen, aber wirklich vorteilhaft!

  1. GEORGE

    Ein sehr interessanter Blog. Berlin ist eine Reise wert.^^ Auf Dienstreise gehen. Um die Welt ziehen und dennoch Online Marketing betreiben.
    Nur noch Hotels, Sonne und Gloria.^^

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